Catálogo de Cuentas

Licenciatura en Administración Agroindustrial
Contabilidad 1

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Catálogo de Cuentas

El catálogo de cuentas es el índice o lista de las cuentas contables que utiliza una compañía en su sistema financiero y que registra en su libro mayor, donde se anotan todas las transacciones financieras realizadas por la empresa a lo largo de un período contable.

Las empresas disponen de catálogos de cuentas para organizar sus finanzas, separando los activos, pasivos, gastos e ingresos, para así poder obtener una imagen clara de su situación financiera. El catálogo contiene los números y nombres de las cuentas.

El catálogo de cuentas es una lista de las cuentas contables de una empresa
El libro mayor se estructura según el catálogo de cuentas previamente definido durante la conformación inicial del sistema de contabilidad. 

El catálogo reúne las transacciones similares en categorías determinadas, reflejando cómo se reportará la información financiera del negocio en los estados financieros.

El catálogo de cuentas no solo debe satisfacer las necesidades de información de la empresa, sino también los requerimientos legales, siguiendo para ello una secuencia lógica.

Los sistemas de contabilidad automatizados recomendarán generalmente un catálogo de cuentas de acuerdo a cada tipo de negocio o industria, y lo organizarán siguiendo las principales clasificaciones contables.

¿Para qué sirve un catálogo de cuentas?
El catálogo de cuentas permite organizar las finanzas de una compañía
Los catálogos de cuentas tienen distintas funciones:

• Organizan las finanzas.
• Permiten que todos los trabajadores de una empresa puedan llevar el registro de las operaciones de la misma.
• Facilita la consolidación de cifras financieras.
• Facilita la estimación de un presupuesto para un cliente o usuario de la empresa.
• Sirve para cumplir con la ley.

Estructura

Sin el catálogo de cuentas la información de activos, pasivos, ingresos y otros estaría desorganizada.

Los catálogos de cuentas están formados por rubro, cuentas y subcuentas.
Sin embargo, la estructura se puede dividir en:
• Rubro: pasivo fijo o a largo plazo, pasivo circulante o a corto plazo, activo diferido, activo fijo, activo circulante (son los elementos del estado de situación financiera).

• Cuenta: proveedores, bancos, caja… (elementos que integran los costos, ingresos, capital contable, pasivo, activo).

• Subcuentas: los elementos que forman parte de la cuenta principal.
A pesar de esta estructura general, el catálogo de cuentas es diferente para cada empresa. Cada compañía prepara su catálogo particular, según sus propios requerimientos. Esta estructura será tan compleja como lo sea la estructura comercial de la empresa.

Numeración de las cuentas

A cada cuenta del catálogo se le asigna un único número o código como identificación. Comúnmente, cada número de cuenta consta de dos o más dígitos que dicen algo sobre la cuenta.
Por ejemplo, un código que comienza con “1” podría decir que la cuenta es un activo y un código que comienza con “2” podría decir que la cuenta es un pasivo. Normalmente, se dejan sin asignar algunos números, creando brechas entre ellos, para permitir agregar más cuentas en el futuro.
Los números de cuenta de una empresa con diferentes departamentos pueden tener dígitos que reflejen la operación o departamento con el que se relacionan.

Ejemplo
Los nombres de las cuentas se enumeran en el mismo orden en que aparecen en los estados financieros. Primero se enumeran las cuentas del balance general y luego las cuentas del estado de resultados:
 
Un catálogo puede tener una subclasificación de las cuentas basada en el tipo de cada cuenta. Por ejemplo, se pueden catalogar las diferentes cuentas de efectivo en la secuencia 1200–1299, las cuentas por cobrar en la secuencia 1300–1399, etc.

Un catálogo de cuentas se puede realizar de forma manual, con programas básicos o con programas específicos
Es esencial crear un catálogo de cuentas apropiado, porque es necesario para tomar mejores decisiones. Se necesita diseñar el catálogo de cuentas formalmente. Los factores para establecer los tipos y cantidades de cuentas son:

• Los requerimientos de la gerencia interna para tomar decisiones importantes.
• Los requerimientos de los entes externos que utilizan los estados financieros de la empresa.

Cantidad de cuentas

Crear un catálogo de cuentas sirve para tener una visión general del negocio, pero eso no significa que deba estar allí cada transacción al detalle. Por ejemplo, no se necesita una cuenta para cada producto que se venda.
Se debe considerar combinar las cuentas que tengan similitudes, para así mantener todo ordenado y fácil de leer.

Nombres informativos
Todos los nombres de cuentas deben tener un título claro para que todos comprendan para qué sirve cada cuenta. Esto ayuda a clasificar correctamente las transacciones de la empresa.
Los nombres de las cuentas nunca deben estar vinculados a un proveedor o cliente particular. Por ejemplo, “Suscripción del software” es mejor que “Suscripción a Microsoft”.
Eliminar cuentas antiguas
Para asegurar no arruinar los libros contables, es mejor esperar hasta fin de año para eliminar cuentas antiguas e inactivas. También se debe evitar fusionar o renombrar cuentas. Afortunadamente, se pueden agregar nuevas cuentas cuando se desee.
Ser consistente
Es importante tener un catálogo de cuentas que no varíe cada año. Esto brinda información valiosa sobre cómo se administran las finanzas de la empresa.

Tipos de catálogos de cuentas

Existen distintos tipos de catálogos de cuentas:

• Con sistema alfabético

Estos organizan las cuentas aplicando las letras del alfabeto.

• Con sistema decimal

El sistema decimal de los catálogos de cuentas las clasifica tomando la numeración del 0 al 9.
Con sistema numérico
En este tipo de catálogo se organizan todas las cuentas de una empresa, clasificándolas en grupos y subgrupos a los que se les va asignando un número.
Cada grupo y subgrupo es identificado con una seguidilla de números, situación que hace más fácil para que los terceros identifiquen a qué grupo pertenece cada cuenta.

• Con sistema nemotécnico

Este tipo de catálogos clasifica las cuentas de manera tal que puedan ser recordadas fácilmente. En este se le otorga una letra a cada cuenta.
Por ejemplo, a los activos se les asigna la letra “A”, a los pasivos la letra “P”, a los ingresos la letra “I”, y así sucesivamente.
Con sistema combinado
Este tipo de catálogos organiza las cuentas mediante una combinación de todos tipos ante mencionados.

Elementos de cuentas que conforman el activo.

Entre estos elementos del activo, algunos aparecerán y otros no en un catálogo de cuentas, dependiendo de la empresa:

• Caja o efectivo

Es un activo circulante en el que se refleja el dinero disponible de una empresa en un momento determinado.

• Caja chica

Es un activo circulante y esta representa la cantidad de dinero que tiene la empresa para realizar pagos menores.
Banco.
Es un activo circulante y comprende todo el efectivo disponible que tiene la empresa depositado en los bancos.

• Cuentas por cobrar

Son un activo circulante y representan todo lo que los clientes deben a la empresa.

• Activos fijos

Son los bienes tangibles que tiene una empresa y que son adquiridos con el propósito de usarlos siempre.
Entre estos se encuentran: equipo de oficina, edificios, terrenos, papelería y artículos de escritorio, maquinarías, entre otros.
Otros
• Equipo de tienda y oficina• Terrenos
• Depreciación acumulada
• Intereses por cobrar
• Notas por cobrar
• Seguros prepagados

Elementos de cuentas que conforman el pasivo

Entre estos elementos del pasivo, algunos aparecerán y otros no en un catálogo de cuentas, dependiendo de la empresa:

• Cuentas por pagar.

• Salarios por pagar.

• Intereses cobrados anticipadamente.

• Notas por pagar.

• Alquileres cobrados por adelantado.
  

• Acreedores hipotecarios.

• Proveedores.

• Préstamos a corto plazo.

• Préstamos a largo plazo.

• Otros.

Elementos de cuentas que conforman el capital

Capital social
Se refiere a los importes correspondientes a los aportes de los accionistas.

• Utilidades retenidas

• Es el importe de la utilidad obtenida.

• Pérdidas acumuladas

Se refiere a las pérdidas que ha tenido la empresa a lo largo de su historia, y que hacen que disminuya el capital obtenido.

 

Glosario

1.    Negocio: ocupación, actividad o trabajo que se realiza para obtener un beneficio, especialmente el que consiste en realizar operaciones comerciales, comprando y vendiendo mercancías o servicios.

2.    Cuentas contables: son instrumentos de operación donde se asientan los activos (cuentas por cobrar), los pasivos (cuentas por pagar) y el capital de una empresa (flujo de caja). Estos se reflejan en los aumentos y la disminución que tiene el negocio.

3.    Situación financiera: es el campo de la contabilidad que se encarga de resumir, analizar e informar las transacciones financieras perteneciente al negocio.   

4.    Presupuesto: es un cálculo planificado aproximado de los ingresos y gastos que se obtendrán tras la realización de una actividad 

5.    Cliente: se le designa a aquellas personas físicas o jurídicas que compran bienes y servicios que habitualmente son objeto de venta o prestación por parte de la empresa. 

6.    Cuenta:  es un registro donde se identifican y anotan, se manera cronológica, todas las operaciones que transcurren en el día a día de la empresa o negocio.  

 7. Cantidad de cuenta: Crear un catalogo de cuenta sirve para tener una visión general del negocio , pero eso no significa que deba estar allí cada transacción al detalle. por ejempló , no se necesita una cuenta para cada producto que se vende . 

8. Ser consistente: Es importante tener un catálogo de cuenta que no varíe cada año. Esto brinda información valiosa  sobre cómo se administra las finanzas de la empresa . 

9. Depreciación acumulada: Podemos aseverar que se trata del monto total de pérdida de valor asignado a un determinado activo desde que el mismo se empieza a utilizar. La cuenta asociada a la depreciación siempre amortiza el saldo de la cuenta de activos. 

10. Acreedores Hipotecarios: El término acreedor hipotecario se refiere a un acreedor que dispone de un derecho de hipoteca sobre un inmueble propiedad de la otra parte: el deudor. Es un derecho que implica una garantía de cobrar y tener preferencia frente a otros acreedores si el inmueble resulta embargado.

 

•  PowerPoint sobre el catálogo de cuentas.

 El catálogo de cuentas📋

Puede considerarse como una importante herramienta de aprendizaje contable debido a que al avanzar en el análisis de su diseño y estructuración, en el caso de un estudiante, este puede ir adquiriendo paulatinamente conocimientos contables, mismos que le mostrarán las clasificaciones y tratamiento de las diferentes cuentas que lo integran, además reafirmará su conocimiento de los conceptos por los cuales éstas se deben cargar y abonar, así como su naturaleza. 

También se familiarizará con diversos e importantes términos y definiciones que le permitirán obtener un lenguaje técnico apropiado.

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